Van Aanname tot Pensioen: Uw Complete HR Document Workflow
Documatic+ automatiseert de volledige levenscyclus van medewerkerdocumenten—vanaf het moment dat een kandidaat een aanbod accepteert tot de veilige archivering van hun dossier na vertrek. Zo werkt het.
Analyse
De basis van de HR-oplossingen van Documatic ligt in het vertalen van de gewenste situatie van de organisatie naar een helder functioneel en technisch ontwerp. Om tot een effectief ontwerp te komen, starten we met een grondige analyse van zowel de huidige werkwijze als de toekomstige doelstellingen. Onze functionele consultants werken daarbij nauw samen met de betrokken stakeholders om HR-processen te identificeren, te analyseren en te optimaliseren.
Belangrijke Mogelijkheden
- Huidige procesinventarisatie en beoordeling
- Stakeholder interviews en requirements verzameling
- Knelpunt identificatie en prioritering
- Toekomstdoelen en schaalbaarheidsplanning
Ontwerp
Op basis van deze inzichten wordt een solide ontwerp opgesteld dat als fundament dient voor het project. Het functioneel en technisch ontwerp definieert workflows, integraties, toegangsrechten en compliance-regels—zodat de oplossing perfect aansluit bij uw specifieke HR-processen en organisatiebehoeften.
Belangrijke Mogelijkheden
- Functioneel ontwerp van HR workflows
- Technische architectuur en integratieplan
- Toegangsrechten en beveiligingsmodel
- Compliance en retentieregels ontwerp
Configuratie
Onze technische specialisten zorgen voor een zorgvuldige implementatie binnen de Cloud SaaS-omgeving van Documatic. Hierin wordt een eigen, veilige omgeving ingericht waarin processen worden opgebouwd met behulp van standaardfunctionaliteiten en waar nodig worden uitgebreid. Ook realiseren onze consultants integraties met andere systemen binnen de organisatie, zodat processen naadloos op elkaar aansluiten.
Belangrijke Mogelijkheden
- Cloud SaaS-omgeving gereedmaking
- Standaard HR-module activering
- Organisatie-specifieke uitbreidingen
- Aangepaste werkstroomconfiguratie
Integratie
We koppelen Documatic+ aan uw bestaande organisatiesystemen—HRIS, salarisadministratie, IT-serviceportalen, leaseautobeheer en andere tools—voor naadloze gegevensuitwisseling en het elimineren van dubbele invoer over afdelingen heen.
Belangrijke Mogelijkheden
- HRIS en salarisadministratie koppeling
- IT-serviceportaal integratie
- Wagenpark- en facilitaire systemen
- Naadloze afdelingsoverstijgende dataflow
Testen
Na de technische realisatie begeleiden we de testfase en zorgen we ervoor dat medewerkers goed voorbereid met het systeem kunnen werken. Aan de hand van duidelijke documentatie en trainingen ondersteunen onze functionele consultants de organisatie bij een soepele ingebruikname. Alle bevindingen worden gedocumenteerd en opgelost vóór go-live.
Belangrijke Mogelijkheden
- Begeleid testen met documentatie
- Workflow en integratie validatie
- Gebruikersacceptatietesten
- Probleemoplossing vóór go-live
Training & Go-Live
We bieden uitgebreide training voor alle gebruikersgroepen—HR, managers, medewerkers—met duidelijke documentatie en handleidingen. Een soepele, ondersteunde go-live zorgt voor zelfverzekerde adoptie vanaf dag één. Ook na de livegang blijven we betrokken om het gebruik en de overgang succesvol te laten verlopen.
Belangrijke Mogelijkheden
- Rolgebaseerde gebruikerstraining
- Documentatie en gebruikershandleidingen
- Ondersteund go-live proces
- Change management begeleiding
Doorlopende Ondersteuning
Afhankelijk van de gekozen samenwerkingsvorm kan Documatic het systeem zowel technisch als functioneel beheren en onderhouden. Daarnaast is het mogelijk om medewerkers op te leiden zodat zij zelf beheer en wijzigingen kunnen uitvoeren. Uiteraard blijven onze consultants beschikbaar voor advies, ondersteuning en doorontwikkeling wanneer dat nodig is.
Belangrijke Mogelijkheden
- Technisch en functioneel beheer
- Regelmatige platform updates
- Doorlopende procesoptimalisatie
- Toegewijd supportteam
Professionele Beveiliging bij Elke Stap
Documatic+ is gebouwd met beveiliging en naleving als kern. Elk document, handtekening en actie wordt beschermd door toonaangevende beveiligingsmaatregelen en onderhoudt complete auditlogboeken voor regelgevende naleving.
SOC 2 Type II
Gecertificeerde controles voor beveiliging, beschikbaarheid en vertrouwelijkheid.
AVG Conform
Volledige compliance met Europese gegevensbeschermingsregelgeving.
ISO 27001
Gecertificeerd informatiebeveiligingsbeheersysteem.
Compleet Auditlogboek
Elke actie gelogd en traceerbaar voor naleving.
Integraties
Documatic+ verbindt naadloos met uw bestaande HR-systemen.
Bekijk Documatic+ in Actie
Klaar om uw HR-documentwerkstromen te stroomlijnen? Vraag een demo aan of plan een persoonlijke rondleiding met ons team.